Het administratief beheer van een VvE kan worden uitgevoerd door het bestuur of een professionele beheerder van buitenaf.

Wil een bestuur goed zijn taken kunnen vervullen, dan zal het bestuur onder andere kennis moeten hebben op het gebied van financiën en administratie, onderhoud, verzekeringen en recht. Daarnaast is het bestuur aanspreekpunt voor alle leden van de VvE en moet dus over enige sociale vaardigheden beschikken. Zeker grotere VvE’s kiezen er vaak voor om het administratief beheer uit te besteden aan externe professionals.

Het bestuur heeft een groot aantal taken. Het houdt zich onder andere bezig met:

• financiën (beheer, incasso periodieke bijdragen en vordering achterstanden, samenstellen financiële stukken, vaststellen periodieke bijdragen);
• onderhoud (meerjaren onderhoudsplan, samenstellen begroting, begeleiden onderhoudswerken);
• vergaderingen (uitschrijven, notuleren, uitvoeren genomen besluiten);
• overig (verzekeringen, contactpersoon zijn, administratie, regelen dagelijkse gang van zaken).

Het is ook mogelijk de taken van het bestuur onder te verdelen in een secretaris en een penningmeester of grotendeels uit te besteden aan een professioneel beheerder.

De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de wet, de akte en het reglement. Bovendien is het bestuur gebonden aan de besluiten en de begroting van de VvE. Het heeft daarnaast echter ook zelfstandige bevoegdheden, bijvoorbeeld in spoedeisende gevallen zoals een lekkage. Het bestuur mag zelfstandig opdracht geven, tegen een maximum bedrag zoals in de akte is weergegeven.

Wanneer het bestuur zijn bevoegdheden overschrijdt, de besluiten van de VvE niet of niet goed uitvoert of de VvE tegenwerkt, kan de VvE het bestuur hoofdelijk aansprakelijk stellen voor geleden schade.